Ein Arbeitszeugnis rechtssicher formulieren zu können, gehört zu den anspruchsvollsten wiederkehrenden Aufgaben in der Personalabteilung. Zwischen dem gesetzlichen Anspruch des Arbeitnehmers auf ein wohlwollendes, aber wahres Zeugnis und dem Interesse des Arbeitgebers, keine unzutreffend positive Beurteilung abzugeben, entsteht ein Spannungsfeld, das sich in einer eigenen, stark kodierten Zeugnissprache niederschlägt. Fehler bei Aufbau, Wortwahl oder Reihenfolge führen regelmäßig zu Nachfragen, Korrekturverlangen oder sogar arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen. Dieser Beitrag ordnet die rechtlichen Grundlagen, erklärt die gängige Zeugnissprache und zeigt, wie sich typische Formulierungsfehler von vornherein vermeiden lassen.
Hinweis der Redaktion: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten arbeitsrechtlichen Fragen empfiehlt sich die Konsultation einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts für Arbeitsrecht.
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Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung. Danach hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Unterschieden wird zwischen dem einfachen Zeugnis, das lediglich Art und Dauer der Tätigkeit bestätigt, und dem qualifizierten Zeugnis, das zusätzlich Angaben zu Leistung und Verhalten enthält. In der Praxis wird nahezu ausschließlich das qualifizierte Zeugnis verlangt und ausgestellt, weil es für Bewerbungsprozesse die relevante Aussagekraft besitzt.
Das Gesetz verlangt außerdem, dass das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein muss und keine Merkmale oder Formulierungen enthalten darf, die den Zweck verfolgen, eine andere als aus der äußeren Form ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Diese Vorschrift richtet sich gegen versteckte Geheimcodes, verbietet aber nicht die etablierte, in der Fachwelt bekannte Zeugnissprache, solange sie nicht zur bewussten Täuschung eingesetzt wird.
Wohlwollend und wahr: Der doppelte Maßstab
Arbeitszeugnisse unterliegen zwei Grundsätzen, die auf den ersten Blick im Widerspruch zueinanderstehen: dem Grundsatz der Wahrheit und dem Grundsatz des Wohlwollens. Der Wahrheitsgrundsatz verlangt, dass das Zeugnis die tatsächliche Leistung und das tatsächliche Verhalten des Arbeitnehmers zutreffend wiedergibt. Der Wohlwollensgrundsatz verpflichtet den Arbeitgeber, das Zeugnis so zu formulieren, dass es das weitere berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschwert.
In der Praxis bedeutet das: Schwächen dürfen nicht verschwiegen werden, wenn sie für die Gesamtbeurteilung wesentlich sind, müssen aber so eingebettet werden, dass das Zeugnis insgesamt nicht ungerechtfertigt negativ wirkt. Diese Balance ist der eigentliche Grund, warum sich über Jahrzehnte eine standardisierte Zeugnissprache mit feststehenden Formulierungsbausteinen entwickelt hat, die eine differenzierte, aber nicht verletzende Beurteilung ermöglicht.
Aufbau eines rechtssicheren qualifizierten Zeugnisses
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einem weitgehend standardisierten Aufbau, von dem in der Praxis selten abgewichen wird, weil Personalverantwortliche und Bewerber gleichermaßen an diese Struktur gewöhnt sind.
Einleitung mit Personalien und Tätigkeitsbeschreibung
Der einleitende Abschnitt nennt vollständigen Namen, Geburtsdatum, Eintrittsdatum sowie eine präzise Bezeichnung der ausgeübten Position. Bei mehreren Positionen im selben Unternehmen sollten alle Stationen chronologisch aufgeführt werden.
Aufgabenbeschreibung
Es folgt eine Beschreibung der wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche, idealerweise in der Reihenfolge ihrer Bedeutung für die Position. Eine zu knappe Aufgabenbeschreibung wirkt für Dritte oft wie ein Hinweis auf eine untergeordnete Rolle, selbst wenn dies nicht beabsichtigt war.
Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung bewertet Arbeitsweise, Fachkompetenz, Belastbarkeit und Arbeitsergebnisse. Hier kommt die kodierte Zeugnissprache am stärksten zum Tragen, da feststehende Formulierungen bestimmten Notenstufen entsprechen.
Verhaltensbeurteilung
Die Verhaltensbeurteilung bezieht sich auf das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden. Üblich ist die Nennung in dieser Reihenfolge, da eine Abweichung, etwa das Weglassen einer Bezugsgruppe, als Hinweis auf ein gestörtes Verhältnis gedeutet werden kann.
Schlussformel und Beendigungsgrund
Den Abschluss bilden die Angabe des Beendigungsgrundes, sofern der Arbeitnehmer dies wünscht, sowie eine Schlussformel mit Dank, Bedauern über das Ausscheiden und Zukunftswünschen. Diese Schlussformel gehört zu den am genauesten analysierten Bestandteilen des gesamten Zeugnisses.
Die Zeugnissprache und ihre Notenstufen
Die folgende Tabelle zeigt gängige, in der Praxis etablierte Formulierungsbausteine für die Leistungsbeurteilung und die damit verbundene ungefähre Notenentsprechung. Die Zuordnung ist nicht gesetzlich fixiert, hat sich aber durch jahrzehntelange Übung so verfestigt, dass sie von Personalverantwortlichen weitgehend einheitlich verstanden wird.
| Formulierung | Ungefähre Notenstufe |
|---|---|
| stets zu unserer vollsten Zufriedenheit | sehr gut |
| stets zu unserer vollen Zufriedenheit | gut |
| zu unserer vollen Zufriedenheit | befriedigend |
| zu unserer Zufriedenheit | ausreichend |
| im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit | mangelhaft |
Diese Codierung ist unter Personalverantwortlichen weithin bekannt, was bedeutet, dass eine scheinbar harmlose Formulierung wie „zu unserer Zufriedenheit“ von einer erfahrenen Leserin oder einem erfahrenen Leser sofort als unterdurchschnittliche Bewertung erkannt wird. Wer ein Zeugnis formuliert, sollte sich dieser Wirkung bewusst sein und die gewählte Note bewusst und konsistent über das gesamte Dokument hinweg anwenden, statt in einzelnen Abschnitten unterschiedliche Notenstufen zu vermischen.
Weitere Zeugniscodes jenseits der Notenskala
Neben der klassischen Notenskala für die Gesamtleistung existieren zahlreiche weitere feststehende Formulierungen, die in der Fachwelt eine bestimmte Bedeutung transportieren, ohne dass ein Laie dies auf den ersten Blick erkennen würde. Wer ein Zeugnis rechtssicher formulieren möchte, sollte auch diese subtileren Bausteine kennen, da sie ebenso stark über die tatsächliche Beurteilung entscheiden wie die zentrale Zufriedenheitsformel.
Eine Formulierung wie „er bemühte sich, die ihm übertragenen Aufgaben zu erfüllen“ signalisiert erfahrenen Lesern trotz des positiv klingenden Wortlauts, dass die tatsächliche Leistung nicht überzeugend war, weil das Wort „bemühte“ gerade den fehlenden Erfolg andeutet. Ähnlich verhält es sich mit der Formulierung „er zeigte Verständnis für seine Aufgaben“, die eine deutlich schwächere Aussage trifft als „er beherrschte seine Aufgaben souverän“. Auch bei der Verhaltensbeurteilung gibt es Fallstricke: Wird das Verhalten gegenüber Vorgesetzten vor dem Verhalten gegenüber Kollegen genannt, gilt dies als neutral, während eine vertauschte Reihenfolge, bei der Kollegen zuerst genannt werden, gelegentlich als Hinweis auf Spannungen zu Vorgesetzten interpretiert wird.
Diese feinen Bedeutungsverschiebungen zeigen, warum es nicht ausreicht, sich allein an der zentralen Zufriedenheitsformel zu orientieren. Ein insgesamt stimmiges Zeugnis erfordert, dass Wortwahl, Reihenfolge und Betonung über das gesamte Dokument hinweg konsistent auf dieselbe Gesamtnote einzahlen, statt einzelne Passagen isoliert zu formulieren.
Besonderheiten bei Führungspositionen und außerordentlicher Kündigung
Bei Führungskräften erwarten Leser eines Zeugnisses zusätzliche Aussagen zu Führungskompetenz, Delegationsfähigkeit und strategischem Weitblick. Fehlen diese Aspekte in einem Zeugnis für eine leitende Position vollständig, wird dies oft als Hinweis auf Schwächen in genau diesen Bereichen gedeutet, selbst wenn das übrige Zeugnis positiv ausfällt. Bei der Formulierung von Führungszeugnissen empfiehlt es sich daher, konkrete Führungsergebnisse zu benennen, etwa die erfolgreiche Leitung eines Teams über einen bestimmten Zeitraum oder die Verantwortung für ein definiertes Budget.
Endete das Arbeitsverhältnis durch eine außerordentliche, fristlose Kündigung, ändert dies grundsätzlich nichts am Anspruch auf ein wahrheitsgemäßes und wohlwollend formuliertes Zeugnis. Der Kündigungsgrund selbst darf nur dann Eingang in das Zeugnis finden, wenn der Arbeitnehmer dies ausdrücklich wünscht. Arbeitgeber sollten in solchen Fällen besonders sorgfältig zwischen der rechtlichen Bewertung des Kündigungsgrundes und der im Zeugnis geforderten wohlwollenden Formulierung trennen, um nicht durch versteckte Andeutungen gegen den Wohlwollensgrundsatz zu verstoßen.
Typische Formulierungsfallen
- Inkonsistente Notenstufen zwischen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, die beim Leser den Eindruck erwecken, es gebe verschwiegene Probleme.
- Auffällig kurze oder generische Formulierungen, die im Vergleich zu branchenüblichen Zeugnissen unterdurchschnittlich wirken, obwohl dies nicht beabsichtigt ist.
- Fehlende Nennung einer Bezugsgruppe in der Verhaltensbeurteilung, etwa das Auslassen der Kollegen, was als versteckter Hinweis auf Konflikte gedeutet werden kann.
- Eine zu knappe oder fehlende Schlussformel, die trotz guter Leistungsbeurteilung negativ interpretiert wird, weil sie von der Erwartungshaltung abweicht.
- Unpräzise Datumsangaben oder eine erkennbar spätere Ausstellung, die Rückschlüsse auf nachträgliche Streitigkeiten zulässt.
Viele dieser Fallen entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus Unkenntnis der etablierten Konventionen. Gerade kleinere Unternehmen ohne spezialisierte Personalabteilung greifen häufig auf Standardvorlagen zurück, ohne die feinen Bedeutungsunterschiede einzelner Formulierungen zu kennen, und erzeugen dadurch unbeabsichtigt ein schlechteres Bild, als es der tatsächlichen Leistung entspricht.
Rolle von Vorgesetzten bei der Zeugniserstellung
In vielen Unternehmen wird der Entwurf eines Zeugnisses nicht allein von der Personalabteilung erstellt, sondern in enger Abstimmung mit der direkten Führungskraft, die den Arbeitnehmer am besten einschätzen kann. Diese Aufgabenteilung birgt Chancen und Risiken zugleich: Die Führungskraft kennt die tatsächliche Leistung im Detail, verfügt aber oft nicht über die notwendige Erfahrung mit der kodierten Zeugnissprache, während die Personalabteilung die Formulierungskonventionen sicher beherrscht, aber möglicherweise nicht jede fachliche Nuance der Tätigkeit im Blick hat.
Bewährt hat sich ein zweistufiges Vorgehen, bei dem die Führungskraft zunächst eine inhaltliche Einschätzung in eigenen Worten liefert, die anschließend von der Personalabteilung in die etablierte Zeugnissprache übertragen wird. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass sowohl die fachliche Genauigkeit als auch die formale Konsistenz gewahrt bleiben, und reduziert das Risiko, dass unbeabsichtigt widersprüchliche oder unpräzise Formulierungen in das fertige Dokument gelangen. Größere Unternehmen etablieren hierfür häufig standardisierte Vorlagen mit vorformulierten Bausteinen für unterschiedliche Notenstufen, aus denen die Führungskraft die zutreffenden Passagen auswählt.
Umgang mit Korrekturwünschen des Arbeitnehmers
Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf ein Zeugnis, das ihrer tatsächlichen Leistung entspricht, nicht jedoch auf ein Zeugnis mit einer bestimmten Note ihrer Wahl. Äußert ein Arbeitnehmer Korrekturwünsche, sollte der Arbeitgeber zunächst prüfen, ob die ursprüngliche Formulierung die tatsächliche Leistung angemessen widerspiegelt. Bei berechtigten Einwänden, etwa wenn eine Formulierung objektiv unpräzise war, ist eine Anpassung sinnvoll. Bei unberechtigten Forderungen nach einer besseren Note als der tatsächlichen Leistung entsprechend sollte der Arbeitgeber die eigene Einschätzung sachlich begründen und dokumentieren.
Kommt keine Einigung zustande, kann der Streit vor dem Arbeitsgericht landen. In solchen Verfahren muss regelmäßig der Arbeitgeber darlegen und im Bestreitensfall beweisen, dass eine unterdurchschnittliche Beurteilung zutrifft, während bei einer durchschnittlichen Beurteilung von „zu unserer vollen Zufriedenheit“ eine Vermutung zugunsten dieser mittleren Bewertung besteht. Diese Beweislastverteilung sollte bei der ursprünglichen Formulierung des Zeugnisses bereits mitgedacht werden, um spätere Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Zeitpunkt und Form der Ausstellung
Das Zeugnis ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen und sollte auf das tatsächliche Beendigungsdatum datiert werden, unabhängig davon, wann es faktisch erstellt wurde. Eine erkennbar spätere Ausstellung, etwa durch ein Datum, das deutlich nach dem Beendigungsdatum liegt, kann als Indiz für einen vorangegangenen Streit gewertet werden und sollte vermieden werden. Das Zeugnis muss auf Firmenpapier ausgestellt, von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben und in einwandfreier äußerer Form übergeben werden. Beschädigungen, Flecken oder deutlich sichtbare Korrekturen können vom Arbeitnehmer beanstandet werden, auch wenn der Inhalt selbst nicht zu beanstanden ist.
Ein Arbeitszeugnis wird nicht nur nach seinem Inhalt, sondern auch nach seiner äußeren Form gelesen. Beide Ebenen müssen stimmig sein, damit das Dokument seinen Zweck erfüllt.
Elektronische Zeugnisse und digitale Signatur
Mit zunehmender Digitalisierung von Personalprozessen stellt sich die Frage, ob ein Arbeitszeugnis auch elektronisch übermittelt werden darf. Nach geltender Rechtslage ist für das Arbeitszeugnis grundsätzlich die Schriftform in Papierform vorgesehen, eine rein elektronische Übermittlung ersetzt die gesetzlich vorgesehene Form nicht automatisch. In der Praxis akzeptieren viele Arbeitnehmer dennoch zusätzlich eine digitale Kopie, etwa als PDF-Dokument, um sich schneller bei künftigen Arbeitgebern bewerben zu können. Arbeitgeber sollten in solchen Fällen klarstellen, dass die digitale Version eine Kopie des unterschriebenen Originals darstellt und dieses nicht ersetzt, um spätere Unklarheiten über die maßgebliche Fassung zu vermeiden.
Manche Unternehmen nutzen inzwischen qualifizierte elektronische Signaturen, um den Prozess zu beschleunigen. Ob eine solche Signatur den gesetzlichen Anforderungen an die Schriftform genügt, ist rechtlich noch nicht abschließend einheitlich geklärt, weshalb sich in Zweifelsfällen die zusätzliche Ausstellung einer eigenhändig unterschriebenen Papierversion empfiehlt, um Formmängel von vornherein auszuschließen.
Checkliste zur Erstellung eines rechtssicheren Zeugnisses
- Personalien, Beschäftigungszeitraum und Positionsbezeichnung auf Vollständigkeit prüfen.
- Aufgabenbeschreibung mit der tatsächlichen Stellenbeschreibung abgleichen.
- Leistungs- und Verhaltensbeurteilung auf konsistente Notenstufen prüfen.
- Alle relevanten Bezugsgruppen in der Verhaltensbeurteilung berücksichtigen.
- Schlussformel entsprechend der gewählten Gesamtnote formulieren.
- Datum auf das tatsächliche Beendigungsdatum setzen und äußere Form vor Übergabe prüfen.
Eine solche Checkliste, konsequent angewendet, reduziert das Risiko widersprüchlicher oder unbeabsichtigt negativ wirkender Formulierungen erheblich. Größere Unternehmen hinterlegen entsprechende Vorlagen häufig zentral in der Personalabteilung, damit einzelne Führungskräfte nicht jedes Zeugnis eigenständig und ohne Abgleich mit der etablierten Zeugnissprache formulieren müssen. Der vollständige Gesetzestext zu § 109 Gewerbeordnung mit den genauen Anforderungen an Form und Inhalt des Zeugnisses ist auf gesetze-im-internet.de abrufbar.
FAQ zum Arbeitszeugnis
Muss ein Arbeitszeugnis immer qualifiziert sein?
Nein, gesetzlich genügt grundsätzlich ein einfaches Zeugnis. In der Praxis verlangen Arbeitnehmer jedoch nahezu immer das qualifizierte Zeugnis, da es für Bewerbungen die relevanten Informationen enthält.
Kann ein Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen?
Ein Anspruch besteht grundsätzlich nur bei einem berechtigten Interesse, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer internen Versetzung oder einer bevorstehenden Bewerbung während des laufenden Arbeitsverhältnisses.
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, das Zeugnis auszustellen?
Das Zeugnis sollte unverzüglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht, jedoch kann eine unangemessene Verzögerung Ansprüche des Arbeitnehmers auslösen.
Darf der Arbeitgeber Fehlzeiten im Zeugnis erwähnen?
Längere Fehlzeiten dürfen nur erwähnt werden, wenn sie für das Gesamtbild wesentlich sind und ohne diese Angabe ein falscher Eindruck der tatsächlichen Beschäftigungsdauer entstünde.
Was passiert, wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht einigen?
Kommt keine außergerichtliche Einigung zustande, kann der Arbeitnehmer die Berichtigung des Zeugnisses vor dem Arbeitsgericht einklagen.
Ist ein handschriftlich unterschriebenes Zeugnis zwingend erforderlich?
Ja, das Zeugnis muss eigenhändig von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden. Eine eingescannte oder gedruckte Unterschrift genügt den formellen Anforderungen nicht.
Kann ein einmal ausgestelltes Zeugnis nachträglich geändert werden?
Ja, sofern eine der Parteien einen berechtigten Korrekturbedarf nachweisen kann. Eine einvernehmliche Anpassung ist jederzeit möglich, notfalls im Wege einer gerichtlichen Klärung.
Wirkt sich ein schlecht formuliertes Zeugnis rechtlich auf den Arbeitgeber aus?
Ein unzutreffend negatives Zeugnis kann Schadensersatzansprüche auslösen, wenn dem Arbeitnehmer dadurch nachweislich ein beruflicher Nachteil entsteht.
